🔄 Transformando la forma de gestionar proyectos: Metodologías ágiles

🕰️ Metodologías Tradicionales de Gestión de Proyectos

Las metodologías tradicionales toman su nombre, en contraste a las ágiles, por haber sido prácticamente el gold standard por casi un siglo a la hora de gestionar proyectos. En 1910 el ingeniero Henry Gantt crea su famoso diagrama, una forma gráfica para plasmar la planificación y gestión de un proyecto, donde se ven claramente las tareas a realizar y las fechas correspondientes. Se trata de una herramienta simple y fácil de seguir, aunque corre un riesgo importante a la hora de gestionar un proyecto: no considerar el riesgo.

Durante 100 años, las universidades y escuelas de negocios enseñaron esta popular forma “en cascada” de gestionar proyectos hasta que la misma se vio desafiada por un rubro cambiante en una época de innovaciones exponenciales. En la industria del software, donde los cambios son constantes y la competencia feroz, se vio la necesidad de crear una nueva forma de gestionar los proyectos. Esto se manifiesta en el informe de The Standish Group del año 1994 llamado CHAOS Report que analiza el resultado de diferentes proyectos de software de la época. El informe encuesta más de 8.000 proyectos de software de los cuales sólo el 16% resultó exitoso mientras que el 53% fue desafiado en tiempos, costos o alcance, y el 31% cancelado. Las principales causas de las fallas eran los requisitos cambiantes y la falta de involucramiento de las partes, principalmente los usuarios.

🌟 Surge una nueva forma de trabajar

Estos resultados impulsaron una nueva forma de trabajar, con ciclos de trabajo más cortos y participación activa y constante de los clientes. Se considera el primer disparador de esta forma de trabajo la publicación de los japoneses Nonaka y Takeuchi “The new new product development game” donde explican que más que una “carrera de relevos” (secuencial), los equipos de desarrollo deberían parecerse a un equipo de rugby. Con una visión más holística, el equipo de rugby pasa la pelota en distintas direcciones de forma rápida y flexible pero con un objetivo claro, ir ganando distancia hasta llegar al try.

Basados en esto, Jeff Sutherland y Ken Schwaber crean en 1990 un marco de trabajo llamado Scrum que divulgan en 1995. En paralelo se desarrollan nuevos marcos de trabajo y prácticas que se condensarían en 2001 en un documento generado por diecisiete profesionales de software referentes en el tema: el Manifiesto Ágil. Hoy podemos definir a “Agile” o las metodologías ágiles como una filosofía, un mindset en función de los valores y principios del manifiesto, donde la capacidad de adaptación, la transparencia y colaboración son esenciales.

El CHAOS Report de 2015, que analiza más de 10.000 proyectos de software, demuestra un claro beneficio a favor de la adopción de las metodologías ágiles. Actualmente casi todas las empresas de software utilizan metodologías ágiles y se han diversificado a otras industrias. Y es que ante un entorno altamente variable, volatilidad de requisitos, innovaciones en tecnología y una gran velocidad de cambio de los mercados, los tiempos cortos de reacción son particularmente importantes. Esto no quiere decir que una metodología sea mejor o peor que la otra, simplemente hay que saber en qué tipo de proyectos conviene utilizar cada una.

⚖️ Invirtiendo el Triángulo de Hierro

Una imagen que me resultó muy útil, a la hora de interpretar la diferencia entre ambas metodologías, es el triángulo de hierro. Se trata de una herramienta ideada por Martin Barnes para representar las limitantes de un proyecto: alcance (contenido y calidad), tiempo y recursos (costo). Visualmente transmite la idea que cualquier variación de una de estas 3 variables implica un impacto en alguna o ambas de las otras dos.

Supongamos el caso en el que tu equipo debe entregar un informe en un mes. El alcance es el informe y sus características en cuanto a secciones y calidad. Los recursos son los 8 miembros de tu equipo, su capacidad y disponibilidad horaria. El tiempo es representado en la cantidad de días para terminar el proyecto. Pensemos ahora en que nos solicitan entregar el informe en 15 días en lugar de un mes, evidentemente necesitaremos más horas-hombre para realizarlo o la calidad del informe se reducirá (alcance). De igual manera, si tu equipo se ve reducido a 4 personas, el informe necesitará más tiempo o disminuirá su alcance.

En el caso de las metodologías tradicionales, el alcance es fijo mientras que el tiempo y recursos son variables. Cualquiera que haya participado de alguna construcción edilicia quizás habrá experimentado que la obra se puede haber retrasado o ha costado más de lo previsto. Aquí tu proyecto se gestiona de forma tradicional, el alcance es fijo de acuerdo a los planos mientras que el tiempo y los recursos, factores variables.

En las metodologías ágiles en cambio, el triángulo se invierte: el tiempo y los recursos son fijos mientras el alcance es variable. Es decir, en un período de tiempo establecido y con un determinado equipo de trabajo, debemos analizar qué podemos concretar que aporte mayor valor al proyecto. El alcance es la variable de ajuste y este “incremento” debe quedar completo y funcional al terminar ese período.

🤔 La elección: ¿Ágiles o Tradicionales?

Las metodologías tradicionales se enfocan en la planificación total del trabajo y en general se considera exitoso el proyecto si se cumple en tiempo y forma con lo planificado. Es útil en proyectos secuenciales y con fuerte control sobre el alcance.

Las metodologías ágiles en cambio, permiten adaptar la forma de trabajo, amoldando el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno. Es útil en proyectos iterativos, de contexto incierto y cambiante que requieren una rápida implementación. El énfasis está en la identificación de valor y un avance de forma incremental.

A continuación te comparto un cuadro con las principales diferencias entre ambas:

🌈 Beneficios de las Metodologías Ágiles

Esta filosofía ágil de trabajo es muy interesante de conocer por su potencia y utilidad, especialmente para aquellos proyectos iterativos en un entorno dinámico. Desde el punto de vista empresarial, las metodologías ágiles pueden aumentar la velocidad de entrega del producto al mercado, validar la idea rápidamente y mejorar el valor para el cliente. Los equipos se autogestionan por lo que la microgestión debería reducirse gracias a la delegación y confianza.

A nivel individual, trabajar en equipos ágiles fomenta el aprendizaje continuo, la adaptabilidad, la transparencia, la confianza y la responsabilidad. Los miembros del equipo se sienten más útiles y proactivos al ser capaces de tomar decisiones y respaldados por sus pares. Además, la cultura ágil promueve:

1. Colaboración intensa: Fomenta la comunicación abierta y frecuente entre el equipo y las partes interesadas.
2. Flexibilidad: Se adapta rápidamente a los cambios en requisitos y circunstancias del proyecto.
3. Iteración y mejora continua: Los procesos y productos evolucionan en ciclos cortos de trabajo.
4. Enfoque en el cliente: Las necesidades del cliente guían todas las decisiones y desarrollos.
5. Empoderamiento del equipo: Los miembros del equipo tienen autonomía para tomar decisiones y autoorganizarse.

💬 En palabras de los grandes

Steve Jobs fue un sinónimo de innovación y sus productos y empresas han marcado nuestra generación. En una entrevista, Jobs relata la forma de gestionar personas en Apple, “Somos una empresa colaborativa. El trabajo en equipo se basa en la confianza en que el excelente equipo que tenemos va a traer una solución, sin tener que estar encima controlándolos todo el tiempo.”

“¿Y la gente está dispuesta a decirte que estás equivocado?” le pregunta.

Jobs contesta, “si, tenemos maravillosas discusiones”,

a lo que el entrevistador le replica con una sonrisa, “¿y las gana usted todas?”

“Oh no, ¡Ojalá lo hiciera! No puedes hacer eso, si quieres contratar a grandes talentos y quieres que se queden contigo. Debes dejarles tomar muchas decisiones y tú debes dejarte guiar por las ideas, no por la jerarquía. Las mejores ideas deben prevalecer, sino la gente buena no se quedaría”.

Creo que en un mundo globalizado, de competencia feroz e innovación permanente, no podemos darnos el lujo de desperdiciar talentos y buenas ideas por sesgos ideológicos, jerárquicos, personales o de cualquier otro origen. Existen numerosos desafíos para la humanidad, necesidades que satisfacer, y es a través de buenas ideas, equipos de personas capaces y una sana gestión que lograremos dar respuesta a estos desafíos, desarrollar a los individuos y sustentar los proyectos.

🧠 Reflexiones finales

Las metodologías ágiles llegaron para quedarse. Si bien no debería pasar a ser el único estándar en la gestión de proyectos, introduce conceptos interesantes para los tiempos que corren, que se popularizaron y están conformando una nueva cultura laboral. Confianza en las personas, flexibilidad y adaptación al cambio, colaboración en la construcción de ideas, enfoque en el valor, atención a los usuarios, son aspectos que debemos considerar si deseamos innovar y mejorar la gestión, evolución y resultados de nuestros proyectos.